หลักออกแบบชีตที่ไม่พัง

สเปรดชีตของร้านส่วนใหญ่พังด้วยเหตุผลเดิม: ข้อมูลกับสรุปปนกัน แก้ตัวเลขทับสูตร และแต่ละคนจดไม่เหมือนกัน

5 หลักที่ใช้ได้กับทุกระบบ

1. ชีตจด (input) แยกจากชีตสรุป (report) — คนในร้านแตะแค่ชีตจด
2. หนึ่งแถว = หนึ่งเหตุการณ์ เช่น รับของ 1 ครั้ง ขาย 1 ครั้ง จ่ายเงิน 1 ครั้ง
3. มีรหัสที่ไม่ซ้ำ (รหัสสินค้า/ลูกค้า) อย่าใช้ชื่อเป็นตัวเชื่อม เพราะสะกดไม่เหมือนกัน
4. ใช้รายการเลือก (dropdown) แทนการพิมพ์อิสระสำหรับหมวด ช่องทาง สถานะ
5. ล็อกช่องสูตร และใส่สีต่างกันระหว่างช่องที่กรอกได้กับช่องที่ห้ามแตะ

ห้ามแก้ "ยอดคงเหลือ" ตรงๆ — ให้คำนวณจากรายการเคลื่อนไหวเสมอ ตัวเลขจะตรวจย้อนได้

สำรองข้อมูล

ตั้งเวลาทำสำเนาไฟล์รายสัปดาห์ หรือใช้ประวัติเวอร์ชันของ Google Sheets — ชีตที่ไม่มีสำรองคือความเสี่ยงที่มองไม่เห็น