← Path: Back office with spreadsheets
Basics · 6 min read
Designing spreadsheets that don't break
Separate input and summary sheets, one row per event, never type over formulas
This lesson is available in Thai only for now
สเปรดชีตของร้านส่วนใหญ่พังด้วยเหตุผลเดิม: ข้อมูลกับสรุปปนกัน แก้ตัวเลขทับสูตร และแต่ละคนจดไม่เหมือนกัน
5 หลักที่ใช้ได้กับทุกระบบ
- ชีตจด (input) แยกจากชีตสรุป (report) — คนในร้านแตะแค่ชีตจด
- หนึ่งแถว = หนึ่งเหตุการณ์ เช่น รับของ 1 ครั้ง ขาย 1 ครั้ง จ่ายเงิน 1 ครั้ง
- มีรหัสที่ไม่ซ้ำ (รหัสสินค้า/ลูกค้า) อย่าใช้ชื่อเป็นตัวเชื่อม เพราะสะกดไม่เหมือนกัน
- ใช้รายการเลือก (dropdown) แทนการพิมพ์อิสระสำหรับหมวด ช่องทาง สถานะ
- ล็อกช่องสูตร และใส่สีต่างกันระหว่างช่องที่กรอกได้กับช่องที่ห้ามแตะ
ห้ามแก้ "ยอดคงเหลือ" ตรงๆ — ให้คำนวณจากรายการเคลื่อนไหวเสมอ ตัวเลขจะตรวจย้อนได้
สำรองข้อมูล
ตั้งเวลาทำสำเนาไฟล์รายสัปดาห์ หรือใช้ประวัติเวอร์ชันของ Google Sheets — ชีตที่ไม่มีสำรองคือความเสี่ยงที่มองไม่เห็น
Key points
- ชีตจดแยกจากชีตสรุป
- หนึ่งแถวหนึ่งเหตุการณ์ + รหัสไม่ซ้ำ
- ไม่แก้ยอดคงเหลือตรงๆ ให้คำนวณจากรายการ
Try with a free tool
Terms in this lesson
Want to go deeper
- Part of the e-book
Back Office with Spreadsheets Outlined - Part of the course
A Back-Office System in Google Sheets Outlined
Questions or experience to share?
Ask in the community →General knowledge only — not legal, tax or financial advice for your case. Check official sources or an expert before deciding.